02/08/2022 11:51
Wir möchten Sie gerne darüber informieren, dass die Bundesagentur für Arbeit (BA) auf ihrer Webseite https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/abschlusspruefung-kurzarbeit auf die jetzt schrittweise beginnenden Abschlussprüfungen des vorläufig bewilligten Kurzarbeitergeldes (KUG).
Die Agenturen für Arbeit haben die Abschlussprüfung in allen Betrieben bereits vor der Coronapandemie durchgeführt, daran ändert sich durch die Pandemie nichts. Um alle Betriebe gleich zu behandeln, wird die Bundesagentur bei allen Betrieben eine Abschlussprüfung durchführen. Das folgt auch vor dem Hintergrund, dass sich die Pandemie stark auf den Arbeitsmarkt auswirkte. Die Bundesagentur bemüht sich, den zusätzlichen Aufwand in den Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Damit Sie in Ihren Unternehmen die Abschlussprüfungen gut vorbereiten können und so auch die Arbeit der Bundesagentur für Arbeit schnell und effizient machen, geben wir Ihnen hier die wesentlichen Informationen der BA zu den beizubringenden betrieblichen Unterlagen und zum Ablauf des Prüfungsverfahrens weiter. Nach dem Ende der Kurzarbeit werden Sie von Ihrer örtlich zuständigen Agentur für Arbeit angeschrieben und gebeten, die notwendigen Prüfungsunterlagen einzureichen. Die Abschlussprüfungen werden nach Aktenlage oder durch einen Besuch im Betrieb oder in einem externen Lohnbüro durchgeführt. Die Entscheidung trifft die prüfende Agentur. Soweit eine Prüfung bei Ihnen vor Ort erforderlich scheint, werden Sie über den Prüfungszeitpunkt informiert.
Ein externes Lohnbüro benötigt von Ihnen eine Vollmacht für die Arbeiten im Zusammenhang mit dem Kurzarbeitergeld. Das Lohnbüro wird von Ihrer Agentur für Arbeit kontaktiert und die Prüfung dort durchgeführt.
Folgende Unterlagen werden unter anderem für die Abschlussprüfung benötigt:
- Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonto: Diese können formlos in schriftlicher oder in digitaler Form im Betrieb geführt werden. Eine Liste nur mit Angabe der ausgefallenen Tage ist nicht ausreichend. Es ist in jedem Fall eine Aufstellung von Arbeits- und Ausfalltagen mit Angabe der Arbeitszeit erforderlich. Auch bei Vertrauensarbeitszeit und für Beschäftigte im Außendienst und im Homeoffice sind während Kurzarbeit Arbeitszeitnachweise zu führen.
- Entgeltabrechnungen: Das heißt: Gehalts- oder Lohnabrechnung
- Die Einzelvereinbarung mit Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder die Betriebsvereinbarung mit Ihrem Betriebsrat über die Einführung von Kurzarbeit
- Kündigungsschreiben und / oder Aufhebungsverträge
- Urlaubsplan oder Urlaubsliste
Daneben können je nach Fallgestaltung folgende Unterlagen zusätzlich benötigt werden:
- Lohnjournale
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- Berechnungsprotokoll von Soll- und Ist-Entgelt für das Kurzarbeitergeld
- Nachweis des Kinderfreibetrags bei Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit der Steuerklasse V und VI (zum Beispiel durch Kindergeldbescheid oder Lohnsteuermerkmale des Ehepartners)
- Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen
- Auszahlungsnachweise: Dies ist der Nachweis, dass das Kurzarbeitergeld von Ihnen an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden ist (zum Beispiel durch Kontoauszug, Quittung oder Online-Banking-Auszüge)
Bitte stellen Sie die angeforderten Unterlagen zusammen und übersenden Sie diese nach Anforderung entweder per Post an die angegebene Anschrift der Agentur für Arbeit oder online über den Upload-Service der Bundesagentur. Eine Übertragung ist auch über die eServices für Unternehmen im angemeldeten Bereich möglich. Die Prüfungsunterlagen werden von der BA gesichtet und auf Vollständigkeit überprüft. Bei anstehenden Rückfragen nimmt die Agentur für Arbeit den Kontakt mit Ihnen auf.
Die Prüfung kann ergeben, dass Sie die Entgeltabrechnung korrigieren müssen. Sollte eine maschinelle Unterstützung durch Ihr Entgeltabrechnungsprogramm nicht mehr möglich sein, müssen Sie die Korrektur manuell im Programm vornehmen. Nach der abschließenden Prüfung und Bearbeitung Ihrer Unterlagen erhalten Sie die endgültige Entscheidung über das KUG per Post. Mit diesem wird die Festsetzung des Anspruches bescheinigt.
Zu wenig gezahltes KUG wird Ihnen nachgezahlt. Die Agentur wird mit Ihnen Kontakt aufnehmen und wird Ihnen den zustehenden Betrag im Rahmen eines Korrekturantrages erstatten. Hierzu erhalten Sie einen Bescheid. Wenn Ihr Betrieb zu viel KUG erhalten hat, wird die Agentur mit Ihnen Kontakt aufnehmen und den fälligen Betrag im Rahmen eines Korrekturantrages zurückfordern. Hierzu erhalten Sie einen Bescheid, in den Sie die entsprechenden Informationen aufnehmen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, Zahlungserleichterungen zu erhalten, beispielsweise die Forderung zu einem späteren Zeitpunkt zu begleichen. Hierzu nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Inkasso-Service der Bundesagentur (per E-Mail an: Inkasso-Kug@arbeitsagentur.de) auf.